« Le monde avait besoin d’une GED dynamique et personnalisable et Dispodoc est là pour cette raison. »

Interview de l'équipe Dispodoc

Dispodoc est une solution éditée par FWA depuis 2011, qui rend très simple et agréable la gestion des documents en entreprise. Produit star de FWA, Dispodoc déclanche dernièrement des passions lors des salons auxquels il est présenté, des parutions médiatiques et suscite beaucoup d'intérêt grâce à sa communication décalée.

Dimitri ASHIKHMIN, Directeur général de FWA, Marie RANDRIANARIO, Directrice commerciale et Yassine LOUDAD, Chef de projet technique, présentent les caractéristiques, les challenges et les ambitions de cette solution innovante.


Pour comprendre la genèse et l'évolution de Dispodoc, nous avons échangé avec Dimitri ASHIKHMIN.

Dispodoc c’est quoi  ?

Dispodoc est une solution de gestion électronique de documents, réalisée par FWA depuis 4 ans maintenant, qui garantit la performance des recherches, car elle dispose d’un moteur de recherche intégrale et phonétique qui permet de retrouver facilement tous les documents, même en ayant oublié l’orthographe des mots-clés recherchés.

Avec Dispodoc, l’utilisateur peut choisir les champs à afficher en fonction du type de document ou tout autre critère de son choix. La qualification des documents est donc complétement paramétrable et dynamique.


Pourquoi avez-vous décidé de créer cette GED ?


Le marché avait besoin d’un outil parfaitement adaptable aux besoins spécifiques des clients. Notre métier de développeurs nous a permis de comprendre à quel point il est important de s’adapter aux demandes précises et particulières des clients.

Nous avons acquis une expérience certaine dans ce domaine, expériences que nous sommes en train de capitaliser pour le volet éditeur de notre activité. Le monde avait besoin d’une GED dynamique et personnalisable et Dispodoc est là pour cette raison.

Pourquoi avoir choisi ce nom ?


Dispodoc – document disponible, cela nous a semblé drôle et facile à retenir grâce aux allitérations.

Pourquoi avez-vous choisi de comparer Dispodoc avec le jeu de la patate chaude ?


Connaissez-vous le jeu de la patate chaude ?

Dispodoc Salon SITB Genève FWA

C’est un peu ce qui se passe avec un document qui est intégré à une solution de gestion électronique des documents. Il devient, en quelque sorte, la patate chaude.

Prenons l’exemple d’une facture fournisseur. Elle est envoyée, disons, au chef de projet qui gère le budget de son dossier. Il l’envoi pour validation à son manager, qui lui, à son tour, peut la renvoyer pour des précisions ou la valider, la refuser si elle n’est pas conforme à la politique achats ou la renvoyer au service comptable pour règlement.

Avec Dispodoc on peut suivre le flux décisionnel qui concerne le processus de validation d’un document sur toute sa durée de vie, de manière complétement transparente et paramétrable. Car le flux s’affiche automatiquement suivant les critères définis et il est modifiable à tout moment d’un simple clic.

Quels sont les principaux points forts de Dispodoc ?


Un des principaux atouts de Dispodoc est la facilité d’intégration au Système d'Information. Il est rapidement connectable aux applications existantes, Dispodoc permet d'automatiser les processus de gestion avec, par exemple, la génération automatique des écritures vers les logiciels comptables.

Quels projets de futur pour Dispodoc ?


Dispodoc part à la conquête du marché international. Nous considérons que cette solution innovante est vouée à un succès international, car elle a fait déjà ses preuves en France, au Luxembourg, en Espagne, Allemagne, Italie et dans toute l’Afrique. Nous avons participé au mois d’avril au salon Swiss IT Business qui a eu lieu à Palexpo à Genève et nous constatons que Dispodoc suscite l’intérêt Suisse également.

Pour les détails techniques de l'utilisation de notre solution de GED, nous avons intérogé Yassine, Chef de projet technique.

Quelles sont les fonctionnalités les plus intéressantes techniquement de Dispodoc ?


De point de vue technique, le module d’import de données est à mon avis l’un des plus intéressants, parce que ce dernier comprend plusieurs étapes comme l’extraction du texte, la lecture de codes-barres, l’indexation ou l’auto qualification. Ces fonctions peuvent être configurées selon les besoins de chaque client, cela veut dire que toutes ces fonctions peuvent traiter le document de manière simultanée ou le client peut choisir juste les étapes qui lui sont utiles.

Idéalement, quels sont les fonctionnalités qu’on pourrait développer dans une future version de Dispodoc ?


Nous avons beaucoup d’idées que nous aimerions développer pour Dispodoc. Pour en citer quelques-unes : l’ouverture sur d’autres produits comme SharePoint, intégrer de façon plus flexible la RAD (Reconnaissance Automatique de Documents) et la LAD (Lecture Automatique de Documents), une gestion des périmètres utilisateurs plus « fine-grained ».

Mais notre produit est mature et complet, il faut parfois suspendre le développement de nouvelles fonctionnalités, et optimiser l’existant pour le rendre plus rapide, plus performant et plus user-friendly.

Pour les bénéfices utilisateur et les succes stories, c'est Marie, Directrice commerciale, qui nous a éclairé.

Quels bénéfices apporte l’utilisation de Dispodoc dans une entreprise ?


Les principaux bénéfices qu’apporte Dispodoc sont la traçabilité, intégration avec les applications métiers, le contrôle des accès multiples.

Cela permet de capitaliser sur la connaissance et surtout de maîtrise les coûts (en minimisant surtout ceux de l’impression et de l’archivage) et des délais de traitements.

Quelques exemples de clients Dispodoc ?


Un premier exemple intéressant est celui de Materis Paints, une activité du groupe Materis et spécialiste en chimie, est le numéro 4 en Europe et le numéro 2 en France des peintures décoratives. Materis Paints a choisi notre application Dispodoc pour la gestion des réclamations clients. Cela leur permet d’anticiper les dysfonctionnements avant que les clients les appellent.

Lorsqu’un écart est constaté entre le nombre de produits livré sur leur point de vente et celui sorti de l’entrepôt, mieux encore, à la validation de la fiche de réclamation, l’application Dispodoc crée automatiquement un avoir dans l’ERP ; C’est un gain de temps énorme. L’application Dispodoc est maintenue avec un contrat de maintenance signée depuis trois ans.

« La réactivité de FWA, sa maîtrise des outils et des applications métiers permettent de résoudre rapidement tout dysfonctionnement. Le contrat de maintenance permet de bénéficier d’une assistance téléphonique efficace, de bénéficier des évolutions majeures et des mises à jour mineures. FWA est un partenaire solide qui a l’avantage de maîtriser parfaitement les attentes du client et les relations avec l’équipe informatique interne.

Ce qui a fait la différence, avec d’autres prestataires, c’est la rapidité de compréhension fonctionnelle et la mise en œuvre rapide de solutions techniques efficaces. Avec le temps, c’est un véritable partenaire de confiance qui s’est établi et c’est de là que vient la réussite des projets! » témoigne Monsieur Tung NGUYEN, responsable des systèmes d’informations, Materis Paints.

Un autre client majeur pour Dispodoc est Carmignac. Fondée en 1989 Carmignac Gestion compte aujourd’hui parmi les principaux intervenants européens de la gestion d’actifs financiers.

Ils ont choisi depuis trois ans, notre solution Dispodoc pour la gestion dématérialisée des factures fournisseurs, rapprochement avec les commandes et un export des données comptables dans le logiciel SAGE 100. Cela a permis d’optimiser la relation avec les fournisseurs, de réduire les délais de paiements et de limiter les erreurs de saisie.

« Je suis très content d’avoir un interlocuteur qui a très vite compris notre business modèle. Notre collaboration est basée sur un principe simple de confiance et exigence. C’est dans ce cadre que nous avons choisi Dispodoc pour notre projet de dématérialisation » souligne Antoine BRUNEAU, contrôleur financier du Groupe Carmignac Gestion.

Qu’apporte Dispodoc de plus à ses utilisateurs ?


Dispodoc est une solution facile d’utilisation, intuitive, qui rend possible un véritable gain de temps et de productivité pour ses utilisateurs.

Il permet de diminuer les tâches à faible valeur ajoutée, comme la saisie comptable, par exemple et optimiser le temps destiné à d’autres tâches, plus intéressantes.

Nos clients témoignent...


J’ai apprécié la capacité des équipes de FWA à proposer et à apporter des solutions tout au long du projet. L’équipe a toujours été très réactive. Ils ont été très présents, on a toujours eu des réponses rapidement, surtout lors de la mise en production et des premières utilisations. 

Alexis Valtat, Epicentre

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