Comment mettre en place une gestion des risques financiers efficace ?

Interview de Laurent Sainte Beuve / Bolloré Africa Logistics


Bolloré Africa Logistics est le premier réseau de logistique intégrée sur le continent africain et le premier opérateur de partenariats public-privé portuaires et ferroviaires. Grâce à un maillage du continent sans équivalent, et une présence effective dans 55 pays dont 45 en Afrique avec plus de 25 000 collaborateurs, Bolloré Africa Logistics est aujourd’hui le spécialiste des projets industriels sur mesure pour un portefeuille de clients venus du monde entier.

Quel est votre rôle au sein de Bolloré Africa Logistics ?


Bolloré Africa Logistics travaille pour toute l’Afrique. Au sein de la direction des systèmes d’informations, je suis responsable du pôle risques pour les solutions logistiques, c’est-à-dire le transit, notamment tout ce qui est lié au dédouanement des marchandises de nos clients, ainsi que toutes les prestations logistiques associées à ces marchandises.

Dans quel contexte avez-vous été amenés à travailler avec FWA ?


Notre métier de transit et de logisticien, c’est de livrer les marchandises de nos clients qui sont transportées dans des conteneurs appartenant aux compagnies maritimes. Quand un conteneur est déchargé d’un bateau, la compagnie maritime le remet au représentant du client : nous, si le client a fait appel à Bolloré Africa Logistics. La compagnie maritime nous demande de restituer le conteneur avant un nombre précis de jours, au-delà, nous payons la location journalière du conteneur.

Fin juin 2012, nous avons cherché une manière d’optimiser le suivi de ces conteneurs. Nous voulions présenter une première version début septembre. Nous avons travaillé avec FWA parce que nous connaissions la réactivité et la proactivité de l’équipe pour proposer des solutions efficaces. Nous savions qu’ils arriveraient à sortir une version béta avant fin août. Et en effet, en 2 mois nous avons développé une solution à partir de 0.

Quels étaient vos besoins ? Quels problèmes rencontriez-vous ?


Ce qu’il nous fallait c’était une solution centralisée pour toute l’Afrique. C’était assez innovant, c’est l’une des premières solutions opérationnelles centralisées de Bolloré Africa Logistics. Nous souhaitions avoir la base de données au siège pour avoir un reporting centralisé.

Il nous fallait également une solution légère, avec une faible consommation de données, en raison de la spécificité du territoire africain et les disparités en termes d’accession au réseau.

Nous nous sommes également rendu compte que sur l’essentiel de nos 45 pays, les niveaux de suivi des conteneurs étaient plus ou moins maitrisés. Nous avions des pays qui maitrisaient très bien le suivi de leurs conteneurs et d’autres qui intégraient peu la notion du risque financier lié à ces problématiques.

Nous devions sensibiliser davantage nos équipes métier à cette problématique, et nous avons décidé de mettre en place un outil commun pour toute la division.

Quelle solution avez-vous développée ?


Le programme Dendi s’est appuyé sur les 2 axes outil et métier : nous avons profité de la mise en place de l’outil pour mettre en place l’organisation qui va avec. En plus de l’outil, nous avons dédié une équipe à la gestion des risques conteneurs dans chacune des agences en Afrique.

De cette manière, nous avons pu travailler de concert avec les équipes métiers pour identifier le périmètre de l’outil.

Comment fonctionne le processus d’évaluation des risques ?


Le principe de Dendi c’est de suivre les conteneurs et de s’assurer qu’ils soient restitués aux compagnies à temps pour éviter d’avoir des jours de facturation et des coûts supplémentaires.

Chaque compagnie a sa spécificité. Tous les paramètres sont donc intégrés dans l’outil et nous avons alors une liste de conteneurs avec leur état : soit ils sont hors délai et il faudra payer des frais de location, soit ils sont encore dans les délais.

Cela nous permet de prioriser nos opérations logistiques et d’alerter le client du risque de coûts supplémentaires. Tout l’intérêt de cet outil est de pouvoir quantifier et qualifier pour chacun des conteneurs et des dossiers quels sont les coûts supplémentaires envisageables.

Quelles évolutions avez-vous observées depuis la mise en place de Dendi ?


En terme de conduite du changement, la qualité de l’outil a déjà fait la moitié du travail : il est facile à prendre en main, l’accueil est agréable, c’est assez joli. Pour certaines équipes, il s’agit de notions nouvelles, mais nous avons pu voir très rapidement l’impact de la prise en compte de cette problématique.

Ainsi dans certaines agences, nous nous sommes rendu compte que ces coûts supplémentaires arrivent plusieurs semaines après la livraison du conteneur au client. Il est alors délicat de présenter une facture complémentaire et de faire payer le client si celui-ci n’a pas été prévenu. Grâce à Dendi, nous estimons ces coûts et alertons notre client avec toutes les informations expliquant la situation (tarifs, retard etc…) avant même de recevoir la facture de la compagnie maritime.

Nos agents peuvent immédiatement savoir si nous sommes en train de générer des coûts supplémentaires sur un dossier, et ainsi prendre une action immédiate : communication précise au client avec accord d’engagement de dépense, affrètement de transport, alerter nos autres agences

Le gros avantage de Dendi, c’est de chiffrer ce risque et de le partager avec tous les acteurs de notre réseau : de l’agence au port d’arrivée en Afrique à l’agence de livraison dans le pays enclavé en passant par les différentes agences de transit. En 2 mots nos équipes travaillent d’avantage en réseau avec une meilleure visibilité et avec plus de proactivité.

Comment l’application fiabilise-t-elle cette gestion ?


Dendi est alimenté par nos autres logiciels. Ces applications fournissent les informations dont Dendi a besoin pour calculer le risque financier ou savoir si notre conteneur est à risque ou pas.

Dendi est paramétré pour chacune des agences, en fonction des différentes compagnies maritimes, du nombre de jours gratuits et du coût de chaque journée supplémentaire. A partir de ces données, Dendi évalue le coût total pour chaque conteneur.

En soi, le principe est simple, mais il fallait l’écrire et l’implémenter. Et au final, c’est assez magique parce que dans le reporting il est possible de croiser les données par pays, par type de conteneurs, par armateurs, par destination, etc. Cela nous permet de voir tout de suite notre niveau de risque cumulé sur l’ensemble des agences.

L’autre avantage de Dendi, c’est que les données ne peuvent pas se perdre. Alors que même dans les pays où le risque était très bien suivi dans Excel, le risque de perte de donnée restait important. Avec Dendi, nous garantissons que notre niveau de risque est calculé et que notre indicateur sera toujours là.

Enfin, comme Dendi s’alimente de nos différentes applications, nous sommes sûrs d’avoir une certaine exhaustivité de nos données. Aujourd’hui, dans le pire des cas, Dendi surestime le risque.

Le mot de la fin ?


Ce que je retiens de la collaboration avec FWA c’est que quoi qu’il arrive, Pierre et son équipe ont su répondre à nos besoins au-delà de ce que l’on attendait. Quand nous avons un besoin particulier, nous en parlons avec l’équipe et ils vont tout de suite nous orienter vers une ou des solutions, nous proposer d’autres développements auxquels nous n’aurions pas forcément pensé. C’est une vraie force de proposition, ils ont un vrai regard sur notre métier. C’est vraiment ce que j’ai apprécié : forte réactivité et force de proposition importante.

Si je fais un bilan, ça fait un plus de 2 ans que nous avons lancé le projet. Nous avons commencé les déploiements il y a 18 mois, aujourd’hui, nous avons déployé l’application dans à peu près 21 pays et 25 agences : cela fait plus d’une agence par mois. La force de cet outil, c’est que le déploiement est assez léger, il y a du paramétrage et de l’accompagnement au changement, mais côté installation, il n’y a rien à faire. Nous avons presque doublé l’objectif initial du planning de déploiement.

Nos clients témoignent...


J’ai apprécié la capacité des équipes de FWA à proposer et à apporter des solutions tout au long du projet. L’équipe a toujours été très réactive. Ils ont été très présents, on a toujours eu des réponses rapidement, surtout lors de la mise en production et des premières utilisations. 

Alexis Valtat, Epicentre

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