« Comment limiter le nombre de litiges en utilisant une solution de gestion électronique des… bons de livraisons ? »

Interview de Pascal Pornot / Chef de projet informatique chez Materis DSI

Materis DSI est le GIE informatique de Materis Peintures. FWA intervient pour le groupe depuis plus de 10 ans, avec de nombreuses applications de gestion sur mesure déployées.

Materis DSI utilise avec enthousiasme la solution de gestion électronique de documents Dispodoc. Pascal PORNOT, Chef de projet informatique chez Materis DSI et qui connait l’équipe FWA depuis 7 ans maintenant, nous explique les raisons pour lesquels Materis Peintures a choisi Dispodoc, l’utilité de notre solution dans le traitement de bons de livraison et la diminution des litiges grâce à la numérisation de plus de 7000 de documents journaliers.


Quel est votre rôle au sein de Materis Peintures ?

Mon rôle en tant que Chef de projet informatique au sein de Materis DSI, fournisseur exclusif de Materis Peintures est de concrétiser les attentes du Business en mettant en oeuvre des solutions apportant de la valeur ajoutée. Les outils internes et externes et notamment les applications livrées par FWA mis à la disposition des utilisateurs ont vocation à leur faciliter l'accès à l'information.


Comment avez-vous rencontré l’équipe de FWA ?

Une de mes premières missions au sein de Materis DSI en 2008 consistait à gérer la mise en place d'une application de gestion des réclamations Clients développée par FWA, partenaire de longue date de ParexGroup et du Groupe Tollens.


Depuis juin 2014, Materis Peintures utilise la solution de gestion électronique des documents Dispodoc pour le traitement des bons de livraison. Quel a été le besoin pour lequel vous avez choisi notre GED ?

Le besoin initial était de dématérialiser un maximum de bons de livraison signés, preuve de retrait de la marchandise du client en point de vente, en vue de faire valoir les droits de Materis Peintures en cas de litige avec le client et faciliter leur résolution. La solution clef en main DISPODOC proposée par FWA et rapide à mettre en place a montré ses atouts et a donc été choisie parmi d'autres.


Comment Dispodoc aide-t-il au quotidien des magasins Couleurs de Tollens de toute la France ?

La valeur ajoutée apportée par la numérisation demandés aux magasins revient aux assistantes de gestion pour leur facturation locale, et au service recouvrement Tollens pour la gestion des litiges. Le code barre sur le formulaire qui se traduit dans Dispodoc par un code numérique permet de retrouver rapidement le bon de livraison recherché.

Terminé les recherches interminables dans les cartons des bons de livraison datant de plus de six mois ! A condition toutefois que les magasins veillent à la qualité de leur matériel de numérisation. L'accès à Dispodoc pourra être ouvert aux magasins qui d'ailleurs, commencent à nous demander des accès pour retrouver les bons de livraison.


Le volume journalier de documents à traiter est impressionnant. Comment faisiez-vous avant d’utiliser Dispodoc ?

Notre objectif premier est de recouvrer un maximum de litiges en notre faveur à l'aide de la numérisation des bons de livraisons signés, ce que nous ne pouvions pas faire de façon optimale auparavant.


Dispodoc relance automatiquement les points de vente qui n’ont pas numérisé leurs bons de livraison. Est-ce que cette fonctionnalité vous permet de limiter le nombre de litiges avec les clients ?

Nos efforts sont quotidiens en plus de cette relance automatique pour faire comprendre aux magasins la nécessité de leur contribution, de leur assiduité et de leur adhésion à la numérisation des bons de livraison. L'objectif étant au final de réduire les litiges qui sont d'après le service recouvrement très encourageants.


Qu’en tirez-vous de cette collaboration ?

Le projet Dispodoc, comme tous les projets qui m'ont été confiés, a demandé des efforts mutuels, nous avons rencontré des difficultés techniques et autres difficultés plus fonctionnelles qui sont, à mon sens, normales en phase projet.

La forte implication conjointe des équipes FWA et Materis DSI et la réactivité des équipes sur ce projet ont abouti sur une bonne collaboration et, au final, un beau succès même si, comme je le disais précédemment, il faudra continuer à animer - merci à Dimitri (NDLR : le Directeur associé de FWA) pour ce terme - et assurer la pérennité de cet outil.


Nos clients témoignent...


J’ai apprécié la capacité des équipes de FWA à proposer et à apporter des solutions tout au long du projet. L’équipe a toujours été très réactive. Ils ont été très présents, on a toujours eu des réponses rapidement, surtout lors de la mise en production et des premières utilisations. 

Alexis Valtat, Epicentre

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