Comment planifier l'activité de ses ressources humaines ?

Interview de Alexis Valtat, contrôleur de gestion pour Epicentre


Epicentre conduit les activités de recherche et de formation dans les champs d’intervention de l'association Médecins sans frontières (MSF). Partenaire de grandes équipes dans le monde de la recherche médicale, son travail est ancré dans les connaissances scientifiques modernes, notamment dans le domaine de l’épidémiologie.

La planification des ressources humaines était l’un des points demandés par les directeurs d'Epicentre au moment de la mise en place de D2.

Epicentre souhaitait une solution qui serait capable de lier leur capacité de travail, le nombre de jours « travaillables », avec la masse salariale dont ils disposent et leur carnet de commandes d’études et de consultations.

Bien souvent, nous ne pouvons simplement pas faire le lien entre ces différents postes. Or, au-delà de l’aspect financier, pour le pilotage d’un département, un directeur a besoin de mettre en face la disponibilité des personnes avec la quantité de jours à réaliser.

Quel est votre rôle au sein d'Epicentre ?


Je suis contrôleur de gestion pour Epicentre. A ce poste, je suis amené à approcher toutes les problématiques financières. Je suis donc très impliqué dans le processus budgétaire.

Epicentre gère sur une année entre 150 et 200 budgets de projets d’études, menées partout dans le monde, pour un budget global d’environ 13.5 millions d’euros.

Epicentre dispose de 2 centres de recherche au Niger et en Ouganda avec pour chacun un budget, hors projet, d’un million d’euros. Je travaille en étroite collaboration avec les coordinateurs financiers et RH (COFIRH) des centres de recherche qui sont également impliqués dans le processus budgétaire. J’ai pour mission de moderniser le système d’information financier et de mettre en place un outil de suivi budgétaire plus moderne et efficace.

Comment s'est passée la mise en place du compteur-temps ?


Le compteur temps est le premier aspect qui a été mis en place pour Epicentre. On demande aux épidémiologistes d’affecter leurs jours de travail sur des projets. Chaque jour travaillé par un épidémiologiste est facturé au commanditaire de la consultation.

Auparavant, notre « compteur temps » se réduisait à des fichiers Excel. Sur Paris, ces fichiers étaient accessibles sur le serveur, mais pour les personnes décentralisées, c’était à moi d’envoyer individuellement les fichiers, chaque personne me le renvoyait rempli et je devais l’intégrer dans le fichier du serveur. L’information était donc peu accessible. Par exemple, si un responsable d’étude souhaitait connaître le nombre de jours consommés sur un projet, l’information ne lui était pas directement accessible.

Maintenant, le responsable d’étude peut savoir combien de jours un épidémiologiste a déjà de prévus sur ses projets et en conséquence combien de jours il lui reste de disponibles pour d’autres projets. Cela permet aux directeurs d’anticiper et de savoir si le nombre de jours nécessaires pour la réalisation des projets est en adéquation avec la capacité de travail dont ils disposent dans leur département.

J’ai des rapports qui me permettent de suivre l’activité d’Epicentre dans sa globalité. Je peux visualiser facilement par personne ou par département le taux de facturation sur un projet. Je peux sortir des données fiables et suivre le financement d’Epicentre. Je peux également faire de nouveaux contrôles qui contribuent à fiabiliser le fonctionnement d’Epicentre."


L’explication de FWA : le compteur-temps intégré à D2

Ce que nous avons compris des besoins d'Epicentre


Après plusieurs rencontres avec les différents responsables fonctionnels et techniques, nous avons identifié le besoin en planification de la masse salariale qui débouchait vers une prévision de la disponibilité des scientifiques. Cette disponibilité devait être confirmée par le relevé des heures passées sur les différents projets et mise en concurrence avec les différentes demandes qui émanaient des organismes financeurs de ces études.

Plusieurs aspects organisationnels devaient être pris en compte comme la gestion de grilles de salaires, de promotions automatiques ou la gestion des personnes décentralisées ou des personnes en prévision d'embauche

Ce que nous avons proposé à Epicentre


La matrice budgétaire de D2 correspond bien au premier besoin de gestion prévisionnelle de la masse salariale. Le suivi des heures a été mis en place par le biais d'un outil spécifique, développé sur mesure pour Epicentre. La mise en correspondance des capacités et des demandes a ainsi pu être mise en oeuvre facilement au travers de rapports spécifiques.

Nous sommes particulièrement contents du travail effectué en collaboration avec Epicentre pour la gestion "événementielle" de la masse salariale : les congés longue durée, les promotions ou les évolutions de carrières en cours d'année peuvent désormais être davantage anticipés.

Nos clients témoignent...


J’ai apprécié la capacité des équipes de FWA à proposer et à apporter des solutions tout au long du projet. L’équipe a toujours été très réactive. Ils ont été très présents, on a toujours eu des réponses rapidement, surtout lors de la mise en production et des premières utilisations. 

Alexis Valtat, Epicentre

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