Interview de Bortolino PIN

Bortolino Pin, responsable Ingénierie chez Europropulsion témoigne de la mise en place de Dispodoc/EUPDOC New dans le cadre du partenariat entre Bolka et FWA


Europropulsion, filiale 50/50 des Groupes Avio et Safran, est maître d’œuvre du développement, de la production et de la commercialisation des moteurs à propergol solide des lanceurs civils européens.

Quel est votre rôle au sein d'Europropulsion ?


Je suis Responsable Ingénierie. C’est-à-dire, le responsable technique des propulseurs à propergol liquide développés et fabriqués pour les lanceurs spatiaux ARIANE 5 (EAP) et VEGA (P80).

Je suis, de plus, en charge de la mémoire technique (archivage et recherche de la documentation relative à notre profession).

Dans quel contexte avez-vous été amenés à travailler avec FWA ? Quels étaient vos besoins ?


Depuis une quinzaine d’années, nous utilisions un logiciel d’archivage pour notre documentation technique, EUPDOC (GED de l’ensemble de logiciels SearchServer d’Hummingbird). Ce logiciel s’est bloqué et nous n’avions pas la possibilité de le remettre en état de fonctionnement.

Nous avons donc décidé de changer de GED pour un outil plus moderne et avons lancé une consultation. Nous voulions mettre en place une base Internet et récupérer les anciennes données.

Pour les données, nous avons fait appel à Bolka qui avait déjà réalisé ce type de travail pour nous.

Puis, quand Bolka et FWA sont devenus partenaires, nous avons vu Dispodoc fonctionner à la Chancellerie de l’Ordre de la Libération, et nous avons conclu un accord avec Bolka associés à FWA pour la partie GED.

Comment exploitez-vous Dispodoc / EUPDOC New ?


L’ancien EUPDOC regroupait uniquement la documentation technique et le courrier, avec des liens permettant d’aller de l’un à l’autre et était ouvert à tous.

Avec EUPDOC New et sa possibilité de restreindre les accès, nous l’utilisons maintenant également pour archiver les documentations commerciales et les documents confidentiels de premier niveau.Aujourd’hui, les documents sont validés avant l’import dans l’application. A terme, nous envisageons d’utiliser le flux décisionnel intégré à Dispodoc.

Quels types et combien de documents traitez-vous dans Dispodoc / EUPDOC New ?


Tous les courriers et courriels et la documentation technique incluant les photos et vidéos sont traités dans EUPDOC New.

Cela représente aujourd’hui une base de près de 60 000 documents et en moyenne 15 documents traités par jour.

Qui sont les utilisateurs de Dispodoc / EUPDOC New ?


Il y a une trentaine d’utilisateurs : environ 15 à Suresnes et 15 à Kourou dont 4 secrétaires chargées d’importer les documents dans Dispodoc/EUPDOC New. Deux d’entre elles ont le statut d’administrateur de l’application.

Quels sont les retours que vous en avez ?


Les retours sont bons après quelques réajustements et notamment avec l’ajout de la complétion lors de la recherche d’une valeur dans une liste.

Personnellement, je trouve le logiciel plus structuré et moins rapide que l’autre au niveau du processus de recherche.

Le dispositif par requêtes améliore un peu la situation, nous attendons un progrès dans la recherche intégrale (en cours).

Quelle est la valeur ajoutée de Dispodoc / EUPDOC New ?


Pour nous, la valeur ajoutée est l’assurance de pouvoir exploiter la base de données (SQL Serveur) quoi qu’il arrive. Le fait d’utiliser un standard du marché est une vraie garantie.

Sur l’utilisation de l’application, je mentionnerais la diffusion des documents qui peuvent être regroupés facilement dans un même envoi, la possibilité de limiter l’accès aux documents et, par extension, la facilité d’administrer l’application de façon autonome.

La reconnaissance de tous les formats de fichiers est également un bon point.

Quels sont les résultats que vous avez pu observer ?


Nous avons toutes les fonctionnalités pour faire de la recherche de type mémoire technique par titre, référence, mot ou groupe de mots ou arborescence.

Après quelques difficultés des utilisateurs dans la recherche et dans les liens entre documents et courriers rattachés tout rentre dans l’ordre.

Il reste la récupération et le transfert d’un certain nombre de documents EUPDOC ancien à EUPDOC New (action Bolka).

Comment s’est déroulé le projet ?


Bien mais pas assez vite par rapport au timing initial contractualisé avec Bolka ce qui nous a obligé à un archivage intermédiaire mais qui a permis d’aboutir à un meilleur produit, plus adapté à notre besoin, qui s’est affiné avec l’avancement et les problèmes rencontrés.

FWA a toujours été là pour améliorer le produit et résoudre les obstacles rencontrés.L’association avec Bolka en interface est parfaite pour moi.

Quelles évolutions prévoyez-vous à ce projet ?


Nous envisageons d’exploiter en statistiques les données (nombre de documents par période de temps/auteurs/reçus de sociétés extérieures…) et faire les relances dans le circuit des visas internes et approbation de documents de sous-traitants avant l’envoi au client.

J’ai toujours l’ambitieux projet d’évoluer de la mémoire technique vers le partage des connaissances de façon intelligente pour donner un éclairage pertinent aux problèmes qui se posent mais également pour explorer des domaines nouveaux (retrouver les antécédents et associer les documents recherchés avec ouverture sur le Net).

Que diriez-vous de votre collaboration avec FWA ?


Très bonne au travers de Bolka qui nous connait bien et qui fait le lien en enrichissant et formalisant dans le langage adéquat.

Pour conclure, un petit mot ?


Dispodoc adapté EUPDOC New est un bon produit avec les améliorations que nous avons demandées mais qui peut encore progresser en rapidité dans le processus de recherche et peut être une bonne base pour aller vers le partage des connaissances pour compléter la mémoire technique mise en place.

Nos clients témoignent...


J’ai apprécié la capacité des équipes de FWA à proposer et à apporter des solutions tout au long du projet. L’équipe a toujours été très réactive. Ils ont été très présents, on a toujours eu des réponses rapidement, surtout lors de la mise en production et des premières utilisations. 

Alexis Valtat, Epicentre

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