Comment optimiser sa méthode d’élaboration budgétaire ?

Interview de Jean-Louis Simon, responsable du contrôle de gestion pour GNFA


Créé par un accord de branche, le Groupement National pour la Formation Automobile (GNFA) renforce, depuis plus de 30 ans, la compétence des entreprises des Services de l’Automobile, mais également des établissements disposant d’ateliers intégrés.

Quel est votre rôle au sein de GNFA ?


GNFA est le Groupement National pour la Formation Automobile. C’est l’organisme de formation de la branche professionnelle du Commerce et de la Réparation Automobile. Nous sommes chargés de former les salariés à tous les métiers techniques et fonctionnels du commerce et de la réparation automobile : les mécaniciens, les électriciens automobiles mais aussi les chefs d’entreprise ou les vendeurs.

Pour ma part, je m’occupe du contrôle de gestion, du budget et de l’administration des ventes, depuis les inscriptions aux stages de formation jusqu’à la facturation et le recouvrement.

Depuis combien de temps utilisez-vous D2 pour l’élaboration budgétaire au sein de GNFA ? Pour quel type de budget ?


J’ai découvert D2 au Financium de 2008. Un an après, nous l’avons installé et nous l’utilisons depuis 5 ans pour l’élaboration et le suivi du budget des charges. Tous les départements et services utilisent maintenant cet outil pour élaborer leur budget, le suivre mois par mois et préparer les budgets révisés.

Comment se déroule votre processus d’élaboration budgétaire ?


On a différents destinataires des cubes D2 avec des profils très différents : des commerciaux, des techniciens, des responsables.

Parmi les destinataires des cubes, il y a des lecteurs et des utilisateurs. Il y a environ 80 destinataires des cubes D2 et parmi eux entre 20 et 25 vont pouvoir les modifier, entrer des données et faire des prévisions budgétaires.

Pour la plupart, les contributeurs sont des responsables de service ou de département.

On démarre l’élaboration budgétaire produit au mois de juillet. Chacun fait ses prévisions de ventes jusqu’à fin août, ce qui nous permet d’avoir une idée du volume d’activité pour l’année suivante. A partir de là, on peut établir le budget des charges directes. C’est là que D2 entre en scène : on entre axe par axe et ligne par ligne les montants qui sont prévisibles pour l’année suivante. Cette étape dure jusqu’à fin octobre, période pendant laquelle chaque responsable remplit son cube.

Au cours du mois de novembre, le contrôle de gestion récupère toutes les informations et compile l’ensemble des cubes pour établir le budget définitif.

A partir du mois de janvier de l’année suivante, on peut suivre mois par mois l’évolution budgétaire dans chaque service et chaque département.

Ensuite au cours de l’année, on établit des budgets révisés, en mai et en septembre, en fonction du réalisé.

Quelles évolutions avez-vous notées dans ce processus depuis la mise en place de D2 ?


Notre objectif en tant que contrôleur de gestion, c’est de voir si le réalisé correspond aux prévisions ou pas. Bien sûr, il y a toujours des écarts, en plus ou en moins, mais avec D2, on a des indicateurs qui nous permettent de savoir rapidement lorsque l’on est au-dessus ou en dessous des prévisions.

L’utilisation de D2 a permis à chaque chef de département ou de service d’analyser au fur et à mesure les écarts et de pouvoir corriger la donne.

Depuis que l’on utilise D2, nous avons des réunions de suivi budgétaire avec les responsables de département et de service tous les mois. Au cours de cette réunion, nous faisons l’analyse de l’évolution budgétaire. Auparavant, nous ne pouvions faire ces analyses qu’au trimestre, ce qui rendait les rectifications de budget beaucoup plus difficiles. Pour nous, c’est une grosse amélioration.

Comment D2 vous permet-il de gagner en efficacité dans ce processus ?


L’avantage de D2, c’est que l’on a l’historique du budget sur 4 ans. Cela nous permet de voir comment l’activité évolue et de pouvoir faire des prévisions budgétaires en fonction de ce que l’on peut attendre comme charges directes.

Tous les mois, on peut faire un retour sur l’historique. En juin par exemple, on a pu se référer à l’historique des mois de juin 2013, 2012, 2011… On peut alors voir quelles sont les évolutions des différentes charges. Auparavant, c’était presque impossible pour nous d’avoir ces données à partir de nos tableurs Excel.

D2 nous a aussi permis d’améliorer notre comptabilité analytique. On s’est aperçu que l’on avait besoin d’un détail plus fin sur certaines lignes budgétaires ou à l’inverse que certains axes n’étaient pas nécessaires.

Concernant mon travail de contrôle de gestion, j’ai vu une réelle amélioration avec l’arrivée de D2. Faire la concaténation des budgets des différents services est beaucoup plus facile et beaucoup plus fiable. D2 nous permet aussi de pouvoir contrôler rapidement l’ensemble des lignes budgétaires et de voir très vite où il y a des choses à rectifier. C’est un vrai plus !

Quel bilan tirez-vous de ces années d’utilisation de D2 ? Quels résultats avez-vous obtenus ? Quels résultats souhaitez-vous encore obtenir ?


Je pense que D2 a grandement amélioré la visibilité des écarts et la réactivité sur les mesures à prendre pour les rectifier.

Nous utilisons D2 depuis 2009 et pour moi le bilan est positif. Presque tout le monde l’a intégré, c’est rentré dans nos habitudes de travail. Les responsables reçoivent leur cube mensuel pour la réunion d’analyse, lorsqu’ils ont un besoin particulier, on leur envoie le cube nécessaire… Je pense que certaines personnes auraient même du mal à se passer de D2 aujourd’hui !


L’explication de FWA : simplifier le dialogue budgétaire avec D2

Ce que nous avons compris des besoins de GNFA


Lors de notre rencontre avec GNFA au Financium de 2008, nous avons compris qu'il était nécessaire de leur proposer un logiciel capable de faire dialoguer entre eux les managers de plusieurs sites et de plusieurs département autour du budget.

GNFA recherchait un moyen efficace, fiable et intuitif pour favoriser les analyses et la mesure des écarts entre les prévisions budgétaires et le réalisé.

Ce que nous avons proposé à GNFA


Nous avons mis en place D2 chez GNFA, leur permettant d'harmoniser l'élaboration budgétaire par l'utilisation d'un seul outil et d'un seul langage par l'ensemble des managers impliqués.

D2 a également permis d'accompagner la structuration de la saisie budgétaire en offrant aux responsables et acteurs de l'élaboration budgétaire la possibilité de se référer facilement à l'historique des budgets et des réalisés des années précédentes.

Par ailleurs, grâce à D2, GNFA a pu préciser sa vue sur le réalisé budgétaire, augmenter la fréquence de ses analyses et ainsi rectifier les écarts plus vite et plus efficacement.

Nos clients témoignent...


J’ai apprécié la capacité des équipes de FWA à proposer et à apporter des solutions tout au long du projet. L’équipe a toujours été très réactive. Ils ont été très présents, on a toujours eu des réponses rapidement, surtout lors de la mise en production et des premières utilisations. 

Alexis Valtat, Epicentre

Suivre FWA