Interview d'Yvan THIEBAUT, Chancellerie de l'Ordre de la Libération

Deuxième ordre national français après la Légion d’Honneur, l’Ordre de la Libération a été institué par le général de Gaulle afin de récompenser les personnes, les unités militaires ou les collectivités qui se sont signalées au cours de la Libération de la France lors de la Seconde Guerre mondiale.
La Chancellerie assure l’administration de l’Ordre, du Musée et de la médaille de la Résistance.

Quel est votre rôle au sein de la Chancellerie de l'Ordre de la Libération ?

Je suis le gestionnaire de l’Ordre de la Libération.

Je gère les finances et les Ressources Humaines de l’Ordre. Ce qu’on appellerait dans le civil : Directeur Administratif et Financier.


Dans quel contexte avez-vous été amenés à travailler avec FWA ? Quels étaient vos besoins ?

Nous avons commencé à travailler avec FWA par l’intermédiaire de la société Ibson. Nous arrivions à saturation de nos bases de données sous Access et FWA a réalisé pour nous une base sous MySql avec un accès Access pour ne pas changer les habitudes des utilisateurs.

Pour le projet de recherche documentaire, l’idée était d’avoir à toucher le moins de papier possible et de dématérialiser les documents en stock avant les travaux de nos locaux. A la comptabilité, nous souhaitions supprimer nos dossiers des années précédentes et parallèlement retrouver facilement tous nos documents. Au niveau du Musée et de la Commission Nationale de la Médaille de la Résistance Française (CNMRF), nous avions besoin de toucher le moins possible les dossiers qui deviennent de plus en plus fragiles.

Que fait l’application que vous avez implémentée ?

L’application de recherche documentaire nous simplifie la vie.

Tout ce que nous faisions manuellement avant est aujourd’hui géré par l’application. Plus besoin de chercher un document dans un dossier, en saisissant une somme ou un mot clé, l’application le retrouve instantanément. Une fois les documents scannés et qualifiés, l’application s’occupe du reste : classement, archivage et même impression.


Qui sont les utilisateurs de l'application ? Quels sont les retours que vous en avez ?

Actuellement, l’application de recherche documentaire est utilisée par le service comptabilité, le secrétariat et la CNMRF.

Les retours sont positifs. L’application est appréciée pour sa simplicité d’utilisation et ses performances de recherche.

Quelle est la valeur ajoutée de l'application ?

Le gain de place d’abord, pour tout ce qui concerne les archives.

Ensuite, le gain de temps. Avant pour récupérer les bulletins de salaire d’une personne par exemple, il fallait deux jours, aujourd’hui c’est dix minutes.

Et bien-sûr, la recherche intégrale : tout est « recherchable », y compris des noms qui n’ont pas été saisis lors de la qualification du document. Car lorsque les documents sont scannés en PDF texte, la recherche s’effectue sur l’ensemble du contenu.

Etes-vous satisfaits du déroulement du projet ?

Oui, tout s’est très bien passé. FWA s’est montré très réactif. Le produit livré correspond totalement à nos attentes.

Prévoyez-vous des évolutions à ce projet ? Si oui, lesquelles ?

Oui, nous y réfléchissons.

Nous souhaiterions arriver à une dématérialisation totale de tous nos dossiers.

Nous aimerions également intégrer dans l’application les pièces de collection du Musée et peut-être s’en servir pour créer un centre de recherche.

Dans quel autre contexte ce type d’application pourrait être utilisé dans d’autres entreprises ?

Dans toute entreprise qui souhaite gagner du temps et économiser du papier. Ce type d’application s’adresse à tous ceux qui cherchent à améliorer les circuits de transmission des documents, leur classement et leur archivage. C’est un gage de sécurité, tout est informatisé, plus personne ne voit les papiers qui trainent.

Pour conclure, un petit mot ?

Nous avons exactement le logiciel que nous voulions. Notre cahier des charges a été parfaitement respecté.

Si tous les fournisseurs pouvaient être comme FWA, ce serait très bien !

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