Quel intérêt stratégique représente la gestion du patrimoine d’entreprise ?

Robert Bentz, "développeur d'activité" chez FWA



Comment êtes-vous devenu spécialiste de la gestion de patrimoine d'entreprise ?


Je suis diplômé en intelligence artificielle. Dans les années 80, l'on a eu l'idée de gérer les compétences des personnes qui ont un savoir-faire particulier. L'on a formé des équipes mixtes, avec des anthropologues, des linguistes, des ethnologues et des informaticiens. Ces équipes travaillant à la fois avec des données quantitatives et qualitatives, nous avons beaucoup travaillé sur la formalisation du savoir-faire, sur le partage et le retour d'expérience. Et depuis, j'ai continué à travailler sur ce sujet.

Qu'est-ce qui constitue le patrimoine d'une entreprise ? Pourquoi le conserver ?


Ce que l'on appelle le patrimoine de l'entreprise est constitué à la fois de la connaissance mais aussi du retour d'expérience qui permet de garder la trace des échecs et des réussites. Cela est nécessaire pour éviter de refaire les mêmes erreurs et pouvoir anticiper les difficultés. C'est ce qui fait la valeur de l'entreprise.

Le patrimoine doit être transmis aux nouvelles générations. L'on constate que les anciens ont acquis une expérience qu'il faut transmettre aux plus jeunes. C'est ce que l'on faisait avec le compagnonnage. Pour l'instant, on ne sait traduire l'expérience que sous forme documentaire. Les seuls moyens de transmission que l'on ait passent par les sens : l'échange oral et sonore (la parole, les sons), l'échange écrit et l'échange visuel. L'on crée un ensemble de documents qui contribuent au transfert de connaissance et que l'on doit chercher à conserver d'une manière ou d'une autre.

Dans les années 80, il y a eu le phénomène de la préretraite. A ce moment-là les entreprises se sont aperçues qu'elles ne savaient plus faire ce qu'elles maîtrisaient avant : avec les départs anticipés, on n'avait pas pris le temps de transmettre les compétences. Ce choc a montré qu'il y avait un lien générationnel au sein de l'entreprise : on ne peut pas bousculer une pyramide des âges. Il y a de l'expérience qui est acquise par les jeunes lorsqu'ils sont impliqués dans les projets avec des moins jeunes.

Le « turn-over » est une autre difficulté pour la transmission des savoirs. L'entreprise a montré aux générations X et Y qu'elle ne leur était pas fidèle. Ces générations ont donc cessé elles-aussi d'être fidèles à l'entreprise. On ne peut plus imaginer aujourd'hui faire sa vie dans une même entreprise. Il faut trouver un moyen de sauver le savoir-faire de l'entreprise. C'est l'une des raisons pour lesquelles il est nécessaire de formaliser et de mettre en place des outils de capitalisation du savoir.

Il y a donc différentes applications de la gestion du patrimoine : aider la jeune génération mais aussi anticiper les difficultés sur les projets ou le fonctionnement de l'entreprise.

Comment conserver et transmettre ce patrimoine ?


Pour conserver le patrimoine de l'entreprise, on construit des systèmes qui vont permettre de transmettre et de capitaliser sur le savoir. On pense d'abord aux documents textuels, mais on peut imaginer tout type de documents : des photos, des enregistrements sonores, des vidéos. Le problème est que ces documents sont difficiles à indexer. Alors on stocke du texte, des propositions, des études techniques dans lesquels les nouveaux arrivants vont pouvoir rechercher. On ne va pas refaire les choses : on va se servir de ce qui a déjà été fait, démontré. On va capitaliser sur le savoir déjà acquis dans l'entreprise. Ensuite, chacun va participer, rajouter sa pierre à l'édifice et augmenter la valeur de l'entreprise elle-même.

Aujourd'hui, la plupart des entreprises le font déjà sans le savoir : quand on utilise un portail collaboratif, c'est une première étape pour construire une gestion du patrimoine. Les salariés vont contribuer, tous les projets vont être gérés sur le portail. Quand le projet est fini, toute la partie documentaire du projet se trouve donc regroupée à un même endroit : c'est déjà un acquis.

Comment mettre en place une stratégie de conservation du patrimoine ?


Il faut déjà admettre une chose : toutes les entreprises ont un savoir-faire. Ensuite, il faut se poser la question de ce que l'on a à sauvegarder, de ce sur quoi on peut capitaliser, de ce qui fait notre spécificité. Une fois que l'on a trouvé, on peut commencer à faire une cartographie : on dresse la liste service par service, individu par individu, des savoirs et des compétences particulières. Cela nécessite un travail d'enquête. Il faut savoir aussi déterminer les limites de ce que l'on peut sauver : le tour de main, par exemple, sera quasiment impossible à sauver. A partir de là, l'une des premières étapes, c'est la mise en place d'un portail collaboratif qui sera l'interface du partage et de la transmission des savoirs.

Mais ce n'est pas parce que la solution technique est mise en place qu'elle va être utilisée. Il faut faire en sorte que les personnels se l'approprient, accompagner les équipes pour les convaincre du bien-fondé et de l'utilité du portail. Cet accompagnement est nécessaire si l'on veut que cela « marche ». Tous les projets de gestion du patrimoine nécessitent un volet humain : accompagnement, explication, partage des enjeux de l'entreprise.

Ensuite, pour enrichir le patrimoine documentaire, il faut entrer dans une démarche de changement et créer les habitudes : « je gère mon projet sur le portail, je n'envoie pas les documents par mail ». Quand le projet sera terminé, on pourra alors faire passer les documents dans le bien commun de l'entreprise et y donner un plus large accès. Le portail ne sera pas forcément suffisant. On pourra par la suite y mettre des applications, par exemple des outils d'analyse linguistique, pour relever dans les données les signaux faibles qui permettront d'anticiper les problèmes et venir en assistance au chef de projet en amont.

Comment FWA peut accompagner les entreprises dans cette démarche ?


Tout d'abord, FWA peut aider les entreprises à identifier leur patrimoine, faire une cartographie des « gisements » de connaissances. Cette démarche est conduite sous forme d'interviews, qui constituent une enquête, mais aussi une démarche pédagogique de sensibilisation des acteurs. Toute mise en oeuvre d'une GED, ou d'outillage associé comme un portail collaboratif, doit amener à voir au-delà, à envisager la façon dont cette GED va pouvoir s'intégrer dans un environnement plus vaste. Lorsque l'on décide de dématérialiser des factures, il y a peut-être un autre département qui dématérialise des contrats : ne peut-on pas y voir un lien ? Pourquoi ne pas envisager une approche plus globale ? Il y a un intérêt stratégique pour l'entreprise à dématérialiser : le papier coûte cher.

FWA aide les entreprises à dresser la cartographie de leur corpus documentaire qui mérite d'être dématérialisé. FWA leur donne la vision d'une stratégie de dématérialisation globale dans laquelle est incluse la Gestion Electronique des Documents.

Nos clients témoignent...


J’ai apprécié la capacité des équipes de FWA à proposer et à apporter des solutions tout au long du projet. L’équipe a toujours été très réactive. Ils ont été très présents, on a toujours eu des réponses rapidement, surtout lors de la mise en production et des premières utilisations. 

Alexis Valtat, Epicentre

Suivre FWA